Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Bei GALVANY ist es unser Ziel, klimaneutrales Wohnen für alle zur Realität zu machen. Wir setzen auf Umsetzung und entwickeln konkrete, smarte Lösungen, indem wir Wärmepumpen, Batteriespeicher und Smart Metering einfach zugänglich, zuverlässig und bezahlbar machen.

Wir sind ein profitables Greentech-Startup und glauben, dass nachhaltiger Impact und langfristiges Wachstum nur auf Basis eines gesunden Geschäftsmodells möglich sind. Getrieben von Kundennutzen, Klarheit und Verantwortung stehen wir für hochwertige Heizlösungen und ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen Verantwortung übernehmen und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Als Executive Assistant to the CEO bist du die operative rechte Hand unseres CEOs und strukturierst Prioritäten, Informationen und Entscheidungsgrundlagen. Du agierst als verlässlicher Filter und Beschleuniger für Kommunikation und Prozesse – mit hoher Antizipation, Diskretion und Ownership.

Deine Aufgaben

• Operative Unterstützung des CEOs im Tagesgeschäft, inklusive ausgewähltem persönlichem Life-Management

• Ganzheitliche Termin-, Reise- und Kalendersteuerung (geschäftlich und privat) mit Blick auf Prioritäten und Abhängigkeiten

• Zentrale Koordination und Priorisierung der Kommunikation zwischen CEO, Leadership-Team, Investor:innen, Partnern und externen Stakeholdern

• Informations- und Eskalationsfilter: Strukturieren, bewerten und kanalisieren von Informationen, bevor sie den CEO erreichen

• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen wie Briefings, Dossiers, Memos, Summaries und Präsentationen

• Organisation und inhaltliche Vorbereitung von Meetings, Workshops und Strategieformaten inkl. Nachverfolgung von To-dos

• Proaktive Identifikation und Steuerung von Prioritäten, Risiken und Engpässen im direkten Arbeitsumfeld des CEOs

• Eigenständiger Aufbau, Nachhalten und Optimieren von Prozessen sowie punktuelle Unterstützung bei Recruiting, Onboarding und Recherchen für Schlüsselthemen

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt.

• Mindestens drei Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Rolle

• Fließende Deutschkenntnisse (mind. C1) und sehr gutes Englisch (mind. B2)

Zusätzlich sind uns folgende Fähigkeiten und Eigenschaften wichtig:

• Exceptional Organizer: Du arbeitest hochstrukturiert, priorisierst klar und zuverlässig und bringst Ordnung in komplexe, dynamische Umfelder.

• Proactive Owner: Du übernimmst Verantwortung, denkst mehrere Schritte voraus, erkennst Themen frühzeitig und handelst konsequent lösungsorientiert.

• Resilient Problem Solver: Du bleibst auch unter Druck handlungsfähig, denkst pragmatisch und kreativ und nutzt neue Tools und Technologien, um Prozesse effizienter zu gestalten.

• Adaptive Communicator: Du kommunizierst sicher über alle Senioritätsstufen hinweg, passt Tonalität und Inhalt gezielt an und vermittelst komplexe Themen klar, präzise und wirkungsvoll.

• Trustworthy Partner: Du arbeitest mit höchstem Maß an Diskretion, Loyalität und Integrität und bleibst auch in intensiven Phasen ruhig und belastbar.

Benefits:

• Werde Teil eines schnell wachsenden und profitablen Climate-Tech-Startups

• Attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung

• Unser lebendiges Office ist das Herz unserer Kultur und fördert Zusammenarbeit und Austausch vor Ort

• Hybrides Arbeitsmodell mit anteiligem Homeoffice nach der Einarbeitung

• Individuelle Benefits, abgestimmt auf deine Bedürfnisse, z. B. Sportmitgliedschaften, ÖPNV-Ticket oder Learning Budget